Met groepen bepaal je wie content in Converz kan zien. Zowel gebruikers als content kunnen aan meerdere groepen gekoppeld zijn, zodat je eenvoudig deelt met een team, afdeling, vestiging of trainingscohort.
Hoe toegang werkt
Een gebruiker ziet content wanneer ten minste één van deze situaties geldt:
de gebruiker is eigenaar van de content;
de content is gedeeld met een groep waarvan de gebruiker lid is
Eén gedeelde groep is voldoende — een gebruiker hoeft niet lid te zijn van alle gekoppelde groepen. Is een rollenspel bijvoorbeeld gedeeld met Sales en Nieuwe medewerkers, dan heeft iedereen die in minstens één van die groepen zit toegang.
Eigenaarschap
Ieder contentitem heeft een eigenaar; standaard is dat de maker. De eigenaar ziet de content altijd, ook als die met geen enkele groep is gedeeld, en is verantwoordelijk voor het beheer: bewerken, delen, kopiëren, overdragen en verwijderen (afhankelijk van de rechten).
Eigenaarschap overdragen doe je via de beheerinstellingen van het contentitem, bijvoorbeeld wanneer een collega van rol verandert of de organisatie verlaat. Controleer na de overdracht ook de gekoppelde groepen.
Content delen of privé houden
Nieuwe content is standaard privé: aan geen enkele groep toegewezen en alleen zichtbaar voor de eigenaar. Zo kun je eerst rustig bouwen en pas delen wanneer het klaar is.
Groepen beheren
Groepen beheer je onder Gebruikersbeheer → Groepen.
Een groep maken. Kies Nieuwe groep, geef een naam die voor andere beheerders direct herkenbaar is (bijvoorbeeld Sales Nederland of Onboarding juli), voeg gebruikers toe en sla op.
Leden beheren. Open de gebruiker of de groep en pas de lidmaatschappen aan. Een gebruiker kan lid zijn van meerdere groepen en krijgt toegang tot alle actieve content die met minimaal één daarvan is gedeeld. Verwijder je iemand uit een groep, dan vervalt de toegang tot content die uitsluitend via die groep liep.
Een groep verwijderen. Controleer eerst welke content eraan is gekoppeld: gebruikers kunnen toegang verliezen. De content zelf blijft bestaan voor de eigenaar en eventuele andere gekoppelde groepen. De groep Iedereen kan niet worden verwijderd.
Zichtbaarheid is niet hetzelfde als status
Groepen bepalen wie content kan vinden en openen.
Status (actief/inactief) bepaalt of een rollenspel of programma gebruikt kan worden.
Een gebruiker kan dus toegang hebben tot een rollenspel dat nog niet speelbaar is omdat het inactief staat.